CRM и делопроизводство в салоне красоты

Частному бизнесу, равно как и крупным государственным структурам, хорошо знакомы проблемы бумажной бюрократии. Документооборот даже небольшого салона красоты включает несколько иерархий. Это приводит к потерям документов, срыву сроков исполнения, а в итоге — снижению эффективности управления. Чтобы исправить положение, используется автоматизация делопроизводства и внедряются CRM. Такие решения сокращают сроки выполнения рутинных операций, исключив неблагоприятное действие человеческого фактора.

CRM и делопроизводство в салоне красоты

Виды документов

Деятельность салона красоты регламентируется федеральным законодательством, распоряжениями местных органов власти, нормами СЭС, отраслевыми рекомендациями. Чтобы наладить учет информации на всех иерархиях, используется электронный или бумажный документооборот.

Для всех бизнес-процессов документы подбираются исходя из юридической значимости. Они бывают общими — регулируют работу предприятия, кадровыми — применяются для управления персоналом, а также подтверждающие законность деятельности салона.

К первой группе относятся учредительные и уставные документы, индивидуальные карты клиентов, задания на производство работ, книга кассира-операциониста, а также ряд журналов:

  • записи всех клиентов,
  • учета услуг, продаж, стирки белья,
  • заявок на закупку расходных материалов,
  • поступления и передвижения ТМЦ,
  • отказов по услугам,
  • эффективности рекламных кампаний.

К документации по управлению штатом салона относятся:

  • трудовые договоры, должностные инструкции специалистов,
  • штатное расписание,
  • трудовые книжки (оригиналы или копии на тех, кто работает по совместительству),
  • табель учета рабочего времени,
  • график отпусков работников,
  • приказы по кадрам с журналом учета,
  • личные карточки на каждого работника,
  • правила внутреннего трудового распорядка,
  • документы, подтверждающие прохождение аттестации,
  • инструкции по охране труда,
  • журналы передачи смен мастерами, администраторами,
  • номенклатура дел по кадровой документации.

В пакет документов, требуемых СЭС, входят договора с подрядными организациями на выполнение работ:

  • дезинсекция и дератизация,
  • вывоз твердых бытовых отходов,
  • утилизация волос, ногтей, люминесцентных ламп,
  • контроль состояния стерилизующего оборудования,
  • стирка спецодежды,
  • медицинские осмотры сотрудников,
  • техническое обслуживание вентиляции и кондиционеров.

Также СЭС требует наличие плана программы производственного контроля, согласованного с Роспотребнадзором проекта размещения салона, личных медкнижек работников, а также журналов учета периодичности очистки и дезинфекции вентиляционного оборудования, работы бактерицидной установки, дезинфицирующих и стерилизующих приборов.

Внедрение электронного документооборота до 10 раз увеличивает скорость обработки информации и на 30% повышает производительность работников.

CRM и делопроизводство в салоне красоты

Оптимизируем через автоматизацию

По статистике 60% услуговых предприятий, не сумевших наладить собственную систему продаж, прекращают свою деятельность в течение первых 3 лет. Чтобы эффективно управлять компанией, необходимо научиться планировать, постоянно повышать профессиональный уровень мастеров и оптимизировать бизнес-процессы. Для этого используется CRM — специализированный программный комплекс, автоматизирующий стратегию взаимодействия с клиентами. С его помощью можно повысить продажи, эффективность рекламных кампаний, а также собрать информацию для анализа.

Выделяют два формата реализации СRМ:

  • облачные сервисы — наиболее экономный вариант. Они быстро внедряются без капитальных затрат. Пользователь платит только за доступ к программному обеспечению, которое находится на сервере поставщика услуг. Клиенту не нужно заниматься администрированием. Облачные CRM легко масштабируются и доступны в любом месте. При выборе такой системы учитывайте невозможность доработки кода продукта под собственные нужды. Вся коммерческая информация хранится на чужих серверах,
  • программа, устанавливаемая на сервере пользователя. Коммерческая информация доступна только собственнику бизнеса. Необходимо купить продукт и лицензию на право пользования. Дополнительно придется решать вопросы доработки, обновления и технического сопровождения. Такие программы допускают изменение кода продукта. С их помощью можно управлять нестандартными бизнес-процессами, особенно когда возникает необходимость в глубоких изменениях.

Внедрение CRM позволит эффективно работать с информацией о клиентах. Пользователь получает набор инструментов, чтобы выстроить продуктивные взаимоотношения с целевой аудиторией:

  • онлайн-расписание, журнал записи, мгновенный поиск информации для контроля всех этапов работы с клиентом,
  • СМС-уведомления о визитах, планирование акций, отслеживание запросов на услуги в целях управления послепродажным обслуживанием,
  • ведение истории взаимодействия с клиентами, получение аналитических данных, чтобы исследовать потенциальные потребности целевой аудитории для эффективного маркетинга.

Любая автоматизированная система должна эффективно управлять бизнес-процессами в постоянно изменяющихся условиях. В будущем может возникнуть необходимость внесения изменений в конфигурацию CRM, поэтому решайте вопросы администрирования еще на стадии внедрения. Чтобы избежать проблемы с интеграцией, минимизировать технические сбои, затягивания сроков, стоит внимательно отнестись к выбору поставщика продукта. Компании, предлагающие корпоративные CRM под ключ, подберут систему, полностью отвечающую задачам и потребностям вашего бизнеса. Они внимательно изучат положение клиента на рынке, его перспективы, поэтому предложат только необходимый набор инструментов.

Трудности автоматизации

Чтобы внедрить CRM, недостаточно ее просто скачать на персональный компьютер и запустить в работу. Это поэтапный процесс, включающий подготовку задания, выбор решения, разработку плана реализации, внедрение, тестирование программы, запуск и контроль использования. Ошибки, допущенные на любом этапе, могут существенно снизить эффективность последующей работы CRM.

Проект окажется провальным, если:

  • нечетко сформулировать цель внедрения из-за чего продукт не будет подходить под поставленные задачи,
  • нет системного подхода — каждый модуль должен подстраиваться под определенные функции,
  • работники салона плохо мотивированы и не до конца понимают цели внедрения CRM.

Автоматизация системы взаимодействия с клиентами пройдет успешно, если понимать задачи, которые она должна решать. Также стоит уделить повышенное внимание обучению сотрудников правилам работы с программой, обеспечив оперативную техническую поддержку в решении проблем.CRM и делопроизводство в салоне красоты

Сравниваем известных поставщиков

Стоимость CRM-системы имеет следующие слагаемые:

  • цена лицензии — приобретение самой программы или права удаленного доступа к ней,
  • способ загрузки данных и наличие такой функции,
  • возможность настройки форм отчетов, задач, прав доступа, внесения доработок,
  • необходимость технического сопровождения.

Чтобы предварительно оценить функциональность CRM, запросите у поставщиков обзор продукта или возможность поработать в тестовом режиме. Нелишним будет пообщаться с реальными пользователями, которые знакомы с системой изнутри.

На рынке программных продуктов представлены следующие CRM для салонов красоты:

Название Отличительные особенности Возможности системы Цена
Установка на сервере или в ‘облаке’
Битрикс24 Одновременно CRM и социальная сеть компании * автоматизация продаж,

* карточка CRM,

* маркетинг,

* звонки и письма из CRM,

* бесплатный онлайн-чат на сайт,

* план продаж с отчетами,

* коробочная и мобильная версии
От 1190 руб./мес
SalesPlatform CRM со свободной лицензией и открытым кодом * автоматическое ведение базы клиентов,

* автоматизированный комплекс, управляющий продажами, заказами, сделками,

* работа с документацией и «живой» поиск,

* бизнес-аналитика,

* API интерфейс для интеграции,

* IP-телефония,

* KPI и система мотивации работников,

* планировщик времени, менеджер задач,

* интеграция с веб-сайтом и 1С
От 990 руб./мес
Beauty Pro Спецсофт для салонов красоты * работа с товарами и клиентской базой,

* простой журнал записи,

* управление персоналом,

* отчеты и статистика,

* онлайн-запись
От 15 USD за месяц
YCLIENTS CRM для управления услуговыми компаниями * ведение журнала и клиентской базы,

* IP-телефония,

* СМС, уведомления по электронной почте,

* запись онлайн,

* сканер штрих-кодов,

* распечатка чеков
От 570 руб./мес
Облачные сервисы
BloknotApp Программный комплекс для управления работой клиник и салонов * запись клиентов,

* формирование различных отчетов по работникам,

* СМС-рассылка
От 0 руб./мес
АРНИКА ПО для салонов красоты * онлайн-расписание,

* клиентская база,

* расчет заработных плат работников,

* контроль финансов,

* IP-телефония,

* бизнес-аналитика
От 0 руб. за мес.
SON (Салоны онлайн) Программный комплекс для салонного бизнеса * ведение электронного журнала,

* работа с клиентами и собственными работниками,

* онлайн-касса,

* учет финансов, складских товаров, * статистика,

* бизнес-аналитика,

* IP-телефония,

* СМС, email уведомления,

* скидки, бонусные программы, депозиты
От 800 руб./мес
LokonCRM Онлайн-сервис для салонного бизнеса Возможность подключения различных модулей:

* запись клиентов и запись online,

* СМС-центр,

* склад,

* касса,

* персонал,

* график работы,

* заработная плата,

* настройки,

* для мастера,

* статистика,

* отчет в PDF
От 880 руб./мес
Клиентикс CRM для услуговых предприятий * бизнес процессы,

* журнал записи,

* медицинская карта,

* онлайн-запись,

* расчет зарплат,

* IP-телефония,

* разработка программ лояльности
От 585 руб./мес
SalesapCRM CRM с классическим набором инструментов * управление базой клиентов, задачами, продажами, финансами, процессами,

* бизнес-аналитика, формирование отчетов,

* конструктор документов,

* запись на услуги,

* интеграция с веб-сайтом, IP-телефонией, электронной почтой, Telegram, Вконтакте, по API,

* калькулятор услуг,

* сервис СМС-рассылок
От 0 руб./мес
Premium Bonus CRM для автобизнеса, ритейла, салонов, медицины, фармацевтики, служб доставки Автоматизация маркетинговой политики компании и гибкое управление программами лояльности От 0 руб./мес
Установка на сервере, «облаке» или персональном компьютере
Beauty CRM Программа для управления работой парикмахерских, тату-, SPA-салонов, ногтевой студии * учет визитов клиентов,

* формирование разноплановых отчетов,

* регулярное резервное копирование информации,

* работа с 1С,

* интеграция с эквайрингом, онлайн-кассами, SMS-рассылкой, бонусной системой, Google-календарем, SIP-телефонией
От 1400 руб./мес
Малахит CRM для ведения салонного бизнеса, автоматизации работы стоматологий, SPA-салонов, центров пластической хирургии, косметологических клиник, фитнес-центров * ведение клиентской базы,

* учет финансов с ТМЦ на складе,

* расчет оплаты труда персонала,

* групповая, индивидуальная запись,

* редактор различных отчетов,

* инструменты для роста лояльности,

* СМС-рассылки,

* онлайн-запись,

* приложение для установки на планшете
От 900 руб./мес

Если сравнивать функциональность и качество западных программных продуктов с российскими CRM, то последние им ничем не уступают. Они имеют более низкую стоимость, лучше адаптируются к задачам отечественного бизнеса, а также легко интегрируются с существующими средствами учета и телефонией.

Выводы

Чтобы не было хаоса, документооборот в салоне должен быть систематизирован. Это поможет уменьшить непроизводительные потери времени, материальные издержки и оптимизировать все этапы рабочей деятельности. В условиях жесткой конкуренции и дефицита временных ресурсов CRM-системы давно перестали быть роскошью. Это эффективное средство для увеличения конкурентоспособности и достижения поставленных целей.

1 Звезда2 Звезды3 Звезды4 Звезды5 Звезд (Пока оценок нет)
Загрузка...
Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Заработок на инновациях, инвестиции и бизнес в интернете, актуальные темы о финансах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: